Avvik er et spørsmål, ikke en dom
Budsjettkontroll setter faktiske tall ved siden av de budsjetterte og finner differansen. Et avvik forteller ikke i seg selv om noe er bra eller dårlig, det forteller bare at noe ble annerledes enn planlagt. Jobben er å forklare hvorfor, slik at ledelsen kan reagere på riktig årsak.
Slik uttrykker du det
Et avvik er forskjellen mellom faktisk og budsjettert tall, og det er verken godt eller dårlig før jeg vet årsaken. Poenget med kontrollen er å finne forklaringen, ikke bare å konstatere at tallet ble et annet.
Avvik = faktisk minus budsjettert. Det krever en forklaring, ikke en dom.
Pris- og mengdeavvik
Et samlet kostnadsavvik kan deles i to. Prisavviket skyldes at prisen per enhet ble en annen enn budsjettert. Mengdeavviket skyldes at man brukte flere eller færre enheter enn planlagt. Å skille dem forteller om problemet ligger i innkjøpsprisen eller i forbruket.
Slik uttrykker du det
Jeg deler avviket i et , som handler om at enhetsprisen ble en annen enn ventet, og et , som handler om at forbruket ble et annet. Da ser jeg om årsaken er innkjøpsprisen eller mengden vi brukte.
Prisavvik: prisen endret seg. Mengdeavvik: forbruket endret seg.
Hvorfor ble råvarene dyrere?
En bedrift budsjetterte 1 000 kilo mel til 10 kroner kiloen, altså 10 000 kroner. Faktisk kostnad ble 13 200 kroner, et avvik på 3 200.
Det ble brukt 1 100 kilo til en faktisk pris på 12 kroner. Prisavviket er 2 kroner ekstra per kilo ganget med faktisk mengde: 2 ganger 1 100 er 2 200 kroner. Mengdeavviket er de 100 ekstra kiloene til budsjettert pris: 100 ganger 10 er 1 000 kroner. Til sammen 3 200 kroner.
Slik uttrykker du det
Prisavviket blir 2 kroner over budsjett ganget med 1 100 faktiske kilo, altså 2 200 kroner, og mengdeavviket blir 100 ekstra kilo ganget med budsjettpris 10 kroner, altså 1 000 kroner. Til sammen forklarer de hele avviket på 3 200, og mesteparten skyldes høyere pris, ikke sløsing.
Prisavvik 2 200 + mengdeavvik 1 000 = samlet avvik 3 200.
Fra avvik til tiltak
Hensikten med analysen er handling. Skyldes avviket en prisøkning bedriften ikke rår over, kan tiltaket være å justere salgsprisen eller finne en ny leverandør. Skyldes det at man bruker mer enn nødvendig, handler det om rutiner og svinn. Analysen retter innsatsen mot riktig årsak i stedet for gjetting.
Slik uttrykker du det
Når jeg vet at avviket skyldes pris, vurderer jeg å heve salgsprisen eller bytte leverandør, mens et peker mot bedre rutiner og mindre svinn. Analysen gjør at tiltaket treffer den faktiske årsaken.
Riktig diagnose av avviket gir riktig tiltak.
Et budsjett er bare nyttig hvis noen følger med på om det holder. Budsjettkontroll betyr å sette faktiske tall ved siden av de budsjetterte og regne ut avviket. Et avvik er ikke i seg selv bra eller dårlig, det er et spørsmål som krever et svar: hvorfor ble det slik?
For å forstå et avvik deler vi det ofte opp. Et samlet avvik på en kostnad kan skyldes at prisen ble en annen enn ventet () eller at man brukte en annen mengde enn planlagt ().