Kontroll flyttes, den forsvinner ikke
Når systemet konterer selv, blir jobben å oppdage når det konterer feil. En regel som treffer nittini av hundre , gir én feil du må finne. Kontrollen går fra å taste riktig til å se når noe ser galt ut.
Slik uttrykker du det
Automatisert bokføring fjerner manuelle registreringer og tastefeil, men krever kontroll av avvik og et menneskelig ansvar for tallene.
Automatisering krever bedre kontroll, ikke mindre.
Data som er ferske, kan styres etter
Med løpende bokføring kan ledelsen se lønnsomhet per kunde eller produkt måned for måned i stedet for én gang i året. Da kan tiltak settes inn mens de fortsatt virker. Det er dette som gjør teknologien til et styringsverktøy og ikke bare en effektivisering.
Slik uttrykker du det
Automatiserte prosesser gir ferskere styringsdata, slik at lønnsomhet kan følges løpende og tiltak settes inn tidligere.
Ferske tall gir tiltak i tide.
leses i dag maskinelt, konteres etter mønster og bokføres uten at noen taster. Gevinsten er tid og færre punchefeil. Kravene i bokføringsloven gjelder like fullt: bilagene skal oppbevares, sporet fra bilag til regnskap skal være mulig å følge, og noen må stå ansvarlig for tallene.
Det som ikke lar seg automatisere, er skjønnet: avsetninger, uvanlige poster, vurdering av verdier og oppfølging av avvik. Derfor flytter automatisering arbeidsoppgavene oppover i vanskelighetsgrad i stedet for å fjerne dem. Nye forretningsmodeller følger ofte med, fordi data som før lå i permer, nå kan brukes løpende.